Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 UStG
Warum Pflichtangaben zählen
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist das zentrale Belegstück für Umsatzsteuer und Buchführung. Fehlen Pflichtangaben, können Nachfragen vom Finanzamt oder vom Leistungsempfänger folgen. Im Rechnungs-Bereich finden Sie Formate und Programme; hier die inhaltlichen Mindestanforderungen nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Die zehn Pflichtangaben in § 14 Absatz 4 UStG
Für die vollständige Rechnung verlangt das Gesetz in § 14 Absatz 4 UStG folgende Angaben (sinngemäße Kurzfassung – maßgeblich ist der Gesetzestext):
| Nr. | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden |
| 3 | Ausstellungsdatum |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung oder Umfang und Art der Leistung |
| 6 | Zeitpunkt der Leistung; bei Anzahlung: Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn abweichend |
| 7 | Nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt und vereinbarte Entgeltminderungen |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung |
| 9 | Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Empfängers (§ 14b Absatz 1 Satz 5 UStG) |
| 10 | Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt |
Diese Liste gilt unabhängig davon, ob Sie Papier, PDF oder eine E-Rechnung versenden. Bei E-Rechnungen müssen die Daten im strukturierten Teil stehen (BMF-FAQ); eine Zuordnung zu technischen Feldern finden Sie in Hilfstabellen von KoSIT/FeRD – erläutert im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
Pflichtangaben im Rechnungstext – Tipps für die Praxis
Name und Anschrift: „Vollständig“ bedeutet in der Regel Firma, Straße, Postleitzahl und Ort. Bei Einzelunternehmen der Name des Inhabers oder der eingetragenen Firma.
Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, einmalige Nummer pro ausgestellter Rechnung. Viele Programme vergeben Nummernkreise automatisch.
Leistungszeitpunkt: Geben Sie das Datum der Lieferung oder Leistung an. Als Leistungszeitpunkt kann der Kalendermonat angegeben werden (§ 31 Absatz 4 UStDV), z. B. für eine Sammelrechnung.
Entgelt und Steuer: Bei mehreren Steuersätzen getrennte Aufschlüsselung. Bei Steuerbefreiung (zum Beispiel Kleinunternehmer) genügt der gesetzliche Hinweis statt Steuerbetrag – siehe Rechnung als Kleinunternehmer.
Gutschrift: Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt, muss das Wort „Gutschrift“ auf dem Beleg stehen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto
Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung nicht über 250 Euro brutto liegt, genügen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vereinfachte Angaben:
- Name und Anschrift des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art oder Umfang und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz oder Befreiungshinweis
Angaben zum Leistungsempfänger sind nicht vorgeschrieben. Die Regelung gilt nicht für Umsätze nach § 3c, § 6a oder § 13b UStG.
Kleinbetragsrechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung (Papier oder einfaches elektronisches Format) übermittelt werden – auch im B2B.
Berichtigung fehlender Angaben
Fehlt eine Pflichtangabe, können Sie die Rechnung berichtigen und die fehlenden Daten ergänzen. Nach § 14 Absatz 4 Satz 4 UStG ist die Berichtigung einer Rechnung um fehlende oder unzutreffende Angaben kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und § 233a Absatz 2a Abgabenordnung.
Trotzdem sollten Sie Rechnungen von Anfang an vollständig ausstellen, damit Ihr Kunde den Vorsteuerabzug ohne Verzögerung nutzen kann und Ihre Unterlagen bei einer Prüfung schlüssig sind.
Rechnung versus Kassenbeleg
Verwechseln Sie nicht:
| Steuerliche Rechnung (§ 14 UStG) | Kassenbeleg (§ 6 KassenSichV) | |
|---|---|---|
| Zweck | Umsatzsteuerliche Abrechnung zwischen Unternehmern u. a. | Beleg für Bar- oder Kartenzahlung an der Kasse |
| Mindestangaben | § 14 Abs. 4 UStG bzw. § 33 UStDV | u. a. Name/Anschrift, Datum, Transaktionsnummer, TSE-Seriennummer |
| E-Rechnungspflicht B2B | Regelfall (mit Übergang) | Kassenbeleg allein ersetzt nicht automatisch die E-Rechnung |
Wer mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) kassiert, muss den Kassenbeleg korrekt ausstellen – das ist ein eigenes Thema. Ein Kassenbeleg ersetzt eine Rechnung nur, wenn er auch deren Pflichtangaben enthält (bis 250 Euro genügen die Angaben nach § 33 UStDV). Bei Leistungen an andere Unternehmer über 250 Euro ist grundsätzlich eine E-Rechnung vorgesehen – unter Beachtung der Übergangsregeln (BMF-FAQ Frage 10).
Pflichtangaben in der Software prüfen
Ihr Rechnungsprogramm sollte alle Felder abbilden und bei E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD exportieren. Prüfen Sie Stichproben:
- Vollständige Stammdaten von Ihnen und Ihrem Kunden?
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer korrekt?
- Leistungsdatum bei jeder Position oder auf Rechnungsebene?
- Steuerbefreiungstext bei Kleinunternehmern?
- Bei E-Rechnung: gleiche Inhalte im strukturierten Teil wie im lesbaren PDF?
Aufbewahrung
Sie müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b Absatz 1 UStG). Der Empfänger hat in bestimmten Fällen eine eigene Aufbewahrungspflicht – dann ist der Hinweis nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 9 UStG auf der Rechnung erforderlich.
Digitale Ablage und Fristen für andere Belege beschreiben wir unter Belege digital aufbewahren.
Kurz-Checkliste vor dem Versand
Lesen Sie jede neue Rechnungsvorlage einmal aus Sicht des Empfängers: Sind alle Felder sichtbar, verständlich und identisch in PDF und strukturiertem Export? Gerade bei wiederkehrenden Leistungen lohnt ein Standardtext für Leistungsbeschreibung und Leistungsmonat.
- Alle zehn Angaben der vollständigen Rechnung erfüllt – oder Kleinbetragsregelung bewusst genutzt?
- Steuersatz und Betrag oder Befreiungshinweis korrekt?
- Bei Gutschrift durch den Kunden: Wort „Gutschrift“ gesetzt?
- Format zum Empfänger passend (sonstige Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD)?
- Rechnung unverändert archiviert?
Sonderfälle: Steuersatz, Befreiung und Drittland
Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung (zum Beispiel 19 Prozent und 7 Prozent nach § 12 UStG) verlangen eine getrennte Aufschlüsselung von Entgelt und Steuer je Satz. Ihre Software sollte Positionen oder Summenblöcke je Steuersatz bilden.
Steuerbefreiungen ersetzen Steuerbetrag und Steuersatz durch einen Hinweis auf die Befreiungsvorschrift – beim Kleinunternehmer den Verweis auf § 19 UStG in Verbindung mit § 34a UStDV.
Umsätze nach § 13b UStG (Bauleistungen, bestimmte Lieferungen) unterliegen nicht der Kleinbetragsregelung des § 33 UStDV. Hier gelten die vollständigen Pflichtangaben; die steuerliche Behandlung ist ein eigenes Thema für Ihre Steuerberatung.
Innergemeinschaftliche Lieferungen und Drittlands-Umsätze können zusätzliche Angaben (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers, Hinweise auf Steuerschuldnerschaft) erfordern. Das ändert nicht die Grundstruktur der zehn Pflichtangaben, erweitert aber den Inhalt einzelner Felder.
Fortlaufende Rechnungsnummer und Doppelbelege
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Sie darf Buchstaben oder Jahrespräfixe enthalten (zum Beispiel 2026-0001), solange keine Nummer doppelt vergeben wird. Stornos und Berichtigungen sollten auf die ursprüngliche Rechnung verweisen, statt dieselbe Nummer erneut zu verwenden.
Proforma-Rechnungen oder Kostenvoranschläge sind keine Umsatzsteuer-Rechnungen und lösen noch keine Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG aus – kennzeichnen Sie sie klar, damit Kunden sie nicht als Vorsteuerbeleg einreichen.
E-Rechnung und Lesbarkeit
Auch wenn der Empfänger nur ein PDF sieht, müssen bei XRechnung alle Pflichtangaben in der XML-Datei stehen. Bei ZUGFeRD sind bei Widersprüchen die XML-Daten maßgebend. Erstellen Sie deshalb Rechnungen immer aus einem System, das beide Schichten synchron hält – nicht manuell im PDF nachbearbeiten, ohne die strukturierten Daten anzupassen.
Bei komplexen Umsätzen (Bauleistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, Steuerbefreiungen) sollten Sie die Angaben mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben gehören auf jede vollständige Rechnung?
Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende einmalige Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis, ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Empfängers und die Angabe Gutschrift bei Empfängerausstellung.
Was darf auf einer Kleinbetragsrechnung fehlen?
Wenn der Gesamtbetrag nicht über 250 Euro brutto liegt, genügen unter anderem Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Leistungsangaben, Entgelt und Steuer in einer Summe sowie Steuersatz oder Befreiungshinweis. Angaben zum Leistungsempfänger sind nicht vorgeschrieben.
Gilt die Kleinbetragsregelung für alle Umsätze?
Nein. Sie gilt nicht für Umsätze nach § 3c, § 6a oder § 13b UStG. Kleinbetragsrechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Ist ein Kassenbeleg dieselbe Rechnung?
Nein. Ein Kassenbeleg nach Kassensicherungsverordnung hat eigene Mindestangaben und erfüllt nicht automatisch alle Rechnungspflichtangaben. Für steuerliche Rechnungen gelten die Regeln des Umsatzsteuergesetzes.
Müssen alle Angaben in der E-Rechnung im XML stehen?
Ja. Bei E-Rechnungen müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Ergänzende Unterlagen dürfen eingebettet werden; ein externer Link reicht nicht.
Quellen
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.