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E-Rechnung Pflicht: Was ab wann für Unternehmen gilt

Von Christian Costa · Aktualisiert am 18.10.2026

E-Rechnung: Worum es geht

Die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen ist kein Zukunftsthema mehr: Seit dem 1. Januar 2025 gelten im Inland neue Regeln für Ausstellung und Empfang. Wer als Selbstständiger oder kleines Unternehmen leistet oder Leistungen bezieht, sollte die Stufen der Pflicht und die Übergangsfristen kennen – unabhängig davon, ob Sie bereits ein Rechnungsprogramm nutzen oder Rechnungen noch manuell erstellen.

Alle Artikel zum Thema finden Sie im Überblick unter Rechnung.

Was das Gesetz unter einer E-Rechnung versteht

Seit Umsätzen ab dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere – Papier, ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten – gilt als sonstige Rechnung.

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein vereinbartes Format sein, aus dem sich die Daten vollständig und richtig in ein EN-16931-kompatibles Format extrahieren lassen. Die gesetzliche Definition steht in § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Praktisch bedeutet das: Ihre Software oder Ihr Dienstleister muss Rechnungen so erzeugen, dass Maschinen die Pflichtangaben auslesen können – nicht nur Menschen ein PDF öffnen. Welche Formate das konkret erfüllen (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1), erklären wir im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

Pflicht zur Ausstellung im B2B-Inland

Zwischen inländischen Unternehmern gilt für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung erteilt werden (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG).

Wichtig zur Einordnung:

Wechseln Sie von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, gilt für Ihre Rechnungen ab diesem Zeitpunkt die E-Rechnungspflicht im B2B – sofern keine Übergangsregel greift.

Ausführlich zu Inhalt und Vereinfachungen bei Kleinunternehmern: Rechnung als Kleinunternehmer.

Übergang: Papier und PDF sind zeitlich begrenzt erlaubt

Damit Unternehmen ihre Prozesse umstellen können, enthält § 27 Absatz 38 UStG gestaffelte Übergangsregeln:

1. Umsätze 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Sie dürfen die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel PDF) ausstellen.
2. Umsätze im Kalenderjahr 2027: Dieselbe Erleichterung gilt bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug.
3. Ab Umsätzen im Jahr 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ohne diese Übergangsfrist für die Ausstellung.

Für elektronische Datenaustausch-Verfahren (EDI), die EN 16931 nicht entsprechen, gibt es für Umsätze 2027 eine weitere befristete Möglichkeit – mit Zustimmung des Empfängers bis 31. Dezember 2027. Details dazu finden Sie in der BMF-FAQ (Frage 11) und im Gesetzestext.

Planen Sie Ihre Umstellung daher nicht auf den letzten Tag: Spätestens mit den Umsätzen 2028 sollte Ihr Rechnungsweg durchgängig E-Rechnungen im B2B erzeugen.

Empfang: jedes inländische Unternehmen muss bereit sein

Unabhängig von der Übergangsfrist bei der Ausstellung müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, also auch Kleinunternehmer. Das Gesetz spricht nicht wörtlich von einer „Empfangspflicht“; das Bundesfinanzministerium (BMF) beschreibt die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.

Für viele Betriebe reicht ein E-Mail-Postfach, über das strukturierte Rechnungsdateien eingehen. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert im Ursprungsformat (acht Jahre, § 14b UStG). Eine weitergehende elektronische Verarbeitung ist nicht vorgeschrieben (BMF-FAQ Frage 9). Wie lange E-Rechnungen aufzubewahren sind und was mit hybriden Formaten gilt, lesen Sie im Beitrag Belege digital aufbewahren – dort geht es auch um den strukturierten Teil der E-Rechnung.

Zum Ansehen von XRechnung-Dateien ohne eingebettetes PDF bietet die Finanzverwaltung einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer unter www.e-rechnung.elster.de (laut BMF-FAQ).

Sonderfälle im Alltag

Barkauf über 250 Euro zwischen Unternehmern (zum Beispiel im Baumarkt oder beim Geschäftsessen): Grundsätzlich ist eine E-Rechnung vorgesehen, sofern Sie keine Übergangsregel nutzen. Das BMF nennt als Möglichkeit einen Kassenbeleg vor Ort und eine spätere Berichtigung per E-Rechnung.

Rechnungen an Behörden (B2G) unterliegen eigenen Regeln (E-Rechnungsverordnung des Bundes, Übermittlung über OZG-RE). Die Leitweg-ID brauchen Sie dafür; im reinen B2B reicht im Feld BT-10 ein Füllzeichen wie „-“.

Validierung: Eine technische Prüfung der Datei ist nach BMF-Hinweisen keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, wird aber empfohlen. Das BMF empfiehlt keine bestimmte Prüfsoftware.

Meldesystem: Das BMF hat ein späteres transaktionsbezogenes Meldesystem angekündigt; wann der Gesetzgeber entsprechende Änderungen beschließt, ist derzeit nicht benannt (BMF-FAQ Frage 1). Darauf sollten Sie in Ihrer Planung noch nicht aufbauen.

Praktische Schritte für Ihren Betrieb

1. Ist-Zustand prüfen: Stellen Sie fest, ob Ihre aktuellen Rechnungen strukturierte Formate erzeugen oder nur PDF.
2. Empfang sichern: Richten Sie ein klares Postfach oder einen Prozess ein, über den XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien eingehen und nicht verloren gehen.
3. Software und Schnittstellen: Prüfen Sie, ob Ihr Programm EN-16931-konforme Formate ausgibt und ob Pflichtangaben vollständig im strukturierten Teil stehen.
4. Übergangsfrist im Kalender: Notieren Sie, ob Sie 2027 noch von der Umsatzgrenze von 800.000 Euro im Vorjahr profitieren können.
5. Steuerberatung: Bei gemischten Umsätzen, B2G-Aufträgen oder Wechsel der Besteuerungsart lohnt sich die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt.

Hinweise der Finanzverwaltung (BMF)

Neben Gesetz und Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung veröffentlicht das BMF Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026) sowie BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 zur praktischen Anwendung. Themen in diesen Verwaltungshinweisen sind unter anderem Anzahlungs- und Endrechnungen, Leistungsbeschreibungen, Rabatte, Bruttopreisrechnungen und Rechnungsberichtigungen. Während der Übergangsfristen dürfen Berichtigungen einer E-Rechnungspflicht-Rechnung auch in anderer Form erfolgen; danach ist die Berichtigung als E-Rechnung vorgesehen. Details zu einzelnen Randnummern entnehmen Sie dem jeweiligen BMF-Schreiben.

Ein drittes BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzt diese Hinweise. Nach dem veröffentlichten Anwendungstext wird es – auch für den Vorsteuerabzug – nicht beanstandet, wenn eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnung den Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, aber noch nicht den zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens.

Was Sie nicht verwechseln sollten

• Sonstige Rechnung ist nicht automatisch „falsch“ – in den genannten Ausnahmen und während der Übergangsfristen ist sie ausdrücklich erlaubt.
• Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen; ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht nicht. Ergänzende Unterlagen (zum Beispiel Stundennachweise) dürfen als eingebetteter Anhang mitgesendet werden; ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht.
• Aufbewahrung: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Absatz 1 UStG); bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil im Ursprungsformat.

Fristen im Kalenderüberblick

Tragen Sie diese Stichtage in Ihre Jahresplanung ein – parallel zur Einführung strukturierter Formate in Ihrer Software und zur Schulung von Mitarbeitenden, die Rechnungen versenden oder verbuchen.

Dieser Überblick ersetzt keine Einzelfallprüfung. Verbindlich sind der aktuelle Gesetzestext und die Verwaltungsanweisungen des BMF.

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.

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