XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede einfach erklärt
XRechnung und ZUGFeRD im Überblick
Wer im B2B elektronisch rechnet, stößt schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide können eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sein – sie unterscheiden sich aber im Aufbau, in der Lesbarkeit für Menschen und in der Pflege der Formate. In der Rubrik Rechnung finden Sie alle verwandten Themen; die rechtliche Einordnung der Pflicht lesen Sie unter E-Rechnung Pflicht.
Gemeinsame Grundlage: EN 16931 und § 14 UStG
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 UStG). Zulässig ist die europäische Norm EN 16931 oder ein vereinbartes Format, aus dem sich die Daten vollständig in ein EN-16931-kompatibles Format extrahieren lassen.
Laut BMF-FAQ erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderungen – mit einer wichtigen Ausnahme bei ZUGFeRD: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht. Wählen Sie in Ihrem Programm daher ein Profil, das für E-Rechnungen vorgesehen ist – prüfen Sie die Dokumentation Ihrer Software.
Alle Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis nur auf ein PDF reicht nicht. Ergänzende Angaben (zum Beispiel detaillierte Leistungsbeschreibungen) dürfen als eingebetteter Anhang mitgeschickt werden; ein Link auf externe Dateien genügt nicht.
XRechnung: rein strukturiert, ohne PDF-Ansicht
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne eingebettete PDF-Rechnung für den menschlichen Blick. Vorteil: klare Maschinenlesbarkeit und einheitliche Felder (BT-Felder der EN 16931). Nachteil: Ohne Viewer wirkt die Datei für viele Nutzer ungewohnt.
Versionen (Stand Oktober 2026):
| Thema | Stand |
|---|---|
| Geltende Normversion | XRechnung 3.0 (seit 1. Februar 2024, aktuell 3.0.2 mit Bugfix-Releases) |
| Mindestgeltungsdauer 3.0 | mindestens bis 31. Juli 2027 |
| XRechnung 4.0 | Vorversion im September 2026 veröffentlicht; finale Version voraussichtlich Frühjahr 2027 |
| Herausgeber | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), Bremen |
Wenn Sie XRechnung erhalten oder versenden, lohnt sich der kostenlose E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de – XRechnung enthält keine PDF-Ansicht (BMF-FAQ).
Für die Zuordnung der Pflichtangaben zu den BT-Feldern haben KoSIT und FeRD eine Hilfstabelle veröffentlicht (Link auch in der BMF-FAQ, Frage 16).
ZUGFeRD: PDF zum Lesen, XML für die Verarbeitung
ZUGFeRD (und international Factur-X) ist ein hybrides Format: Eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung enthält eingebettete XML-Daten mit den strukturierten Informationen. Empfänger können das PDF wie gewohnt archivieren; Buchhaltungssysteme lesen die XML-Schicht aus.
Wichtig bei Abweichungen: Bei hybriden Formaten sind nach BMF-Hinweisen die XML-Daten maßgebend, wenn PDF und XML nicht übereinstimmen.
Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.5.2 (identisch Factur-X 1.09.2), veröffentlicht am 4. August 2026 durch FeRD und FNFE-MPE; Download ist kostenlos. Ein weiteres Release war für Herbst 2026 angekündigt – prüfen Sie vor produktivem Einsatz die jeweils aktuelle Version auf der FeRD-Website.
Für die E-Rechnungspflicht im B2B sollten Sie nicht die ausgeschlossenen Profile MINIMUM und BASIC-WL verwenden.
Direktvergleich für die Praxis
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD (zulässiges Profil) |
|---|---|---|
| Lesbarkeit ohne Zusatzsoftware | Nein (Viewer nötig) | Ja (PDF) |
| Strukturierte Daten | Ja (XML) | Ja (eingebettetes XML) |
| Typischer Versand | E-Mail-Anhang, Portale | E-Mail-Anhang |
| Maßgeblich bei Widerspruch | XML | XML |
| E-Rechnung nach BMF-FAQ | Ja | Ja (ab 2.0.1, außer MINIMUM/BASIC-WL) |
Welches Format Sie wählen, ist oft eine Frage der Partneranforderungen: Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung; im B2B akzeptieren viele Betriebe ZUGFeRD, weil die PDF-Ansicht vertraut ist. Vereinbaren Sie im Zweifel das Format mit Ihren Kunden.
EDI und andere Verfahren
Neben XRechnung und ZUGFeRD sind EDI-Verfahren (zum Beispiel EDIFACT) möglich, wenn eine vollständige Extraktion in ein EN-16931-kompatibles Format möglich ist. Für Umsätze im Jahr 2027 gibt es für nicht EN-16931-konforme EDI-Verfahren eine befristete Übergangsregel mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Absatz 38 UStG; BMF-FAQ).
Software, GoBD und Archivierung
Ihr Rechnungsprogramm sollte das gewählte Format erzeugen und exportieren können, ohne dass Sie XML manuell bearbeiten müssen. Für die Buchführung gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Einen Überblick zu Softwareanforderungen bietet der Artikel GoBD: Anforderungen an Buchhaltungssoftware.
Aufbewahrung: E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren; aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil im Ursprungsformat. Der PDF-Teil einer hybriden Rechnung ist nur mitaufzubewahren, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält (zum Beispiel Buchungsvermerke) – nicht allein wegen der Lesbarkeit.
Checkliste vor dem Versand
Besprechen Sie mit Ihren Top-Kunden, welches Format sie importieren können. Manche Buchhaltungssysteme bevorzugen XRechnung, andere lesen ZUGFeRD-PDFs. Eine kurze E-Mail vor dem ersten strukturierten Versand verhindert Rückläufer.
- Profil prüfen: kein ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC-WL für E-Rechnungen im B2B.
- Pflichtangaben vollständig im strukturierten Teil?
- Leitweg-ID nur bei Behördenrechnungen; im B2B genügt ein Füllzeichen wie „-“ im Feld BT-10.
- Datei unverändert archivieren; keine Konvertierung, die die maschinelle Auswertbarkeit zerstört.
- Optional: technische Validierung vor dem Versand – empfohlen, aber nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Welches Format passt zu kleinen Betrieben?
Freelancer und Dienstleister, die wenige B2B-Rechnungen pro Monat versenden, profitieren oft von ZUGFeRD, weil Kunden das PDF sofort lesen und die XML-Daten dennoch in der Buchhaltung landen können. Achten Sie darauf, dass Ihr Programm ein zulässiges Profil wählt und nicht die ausgeschlossenen Varianten MINIMUM oder BASIC-WL.
Unternehmen mit öffentlichen Aufträgen oder Portalpflichten (OZG-RE) arbeiten häufig mit XRechnung, weil Behörden und viele Einkaufsportale dieses Format standardisieren. Die Leitweg-ID ist bei Rechnungen an Behörden in der Regel erforderlich – im reinen B2B hingegen genügt im Feld BT-10 ein Füllzeichen wie „-“.
Technische Kapazität: Wenn niemand in Ihrem Team XML-Dateien manuell prüft, sind Viewer, Validierung im Programm oder ein klarer Prozess beim Steuerbüro sinnvoll. Die Validierung ist keine gesetzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, reduziert aber Rückfragen.
Fehler vermeiden beim Versand
Typische Stolpersteine sind unvollständige Pflichtfelder im XML, falsche Steuernummern oder die Nutzung eines unzulässigen ZUGFeRD-Profils. Prüfen Sie Testdateien, bevor Sie große Kunden umstellen.
Der Übermittlungsweg ist gesetzlich nicht vorgegeben – E-Mail, Schnittstelle oder Download über ein Portal sind möglich (BMF-FAQ Frage 8). Ergänzende Unterlagen gehören als eingebetteter Anhang in die E-Rechnung; ein bloßer Link auf ein externes Ziel genügt dafür nicht.
Speichern Sie eine Kopie der gesendeten Datei unverändert ab. Konvertierungen, die die maschinelle Auswertbarkeit zerstören, sind für die Aufbewahrung problematisch (GoBD).
Versionen im Blick behalten
XRechnung 3.0 bleibt mindestens bis 31. Juli 2027 die maßgebliche Version; 4.0 steht als Vorversion bereit. Planen Sie vor einem Formatwechsel ein Update Ihrer Software oder Ihrer Schnittstellen ein, damit ausgehende und eingehende Rechnungen weiter verarbeitet werden.
Bei ZUGFeRD prüfen Sie vor größeren Rollouts, ob Ihre Version (aktuell 2.5.2) von Erzeugung und Empfang unterstützt wird. FeRD veröffentlicht Updates kostenlos – ein Download ersetzt nicht automatisch die Einstellungen in Ihrem Rechnungsprogramm.
Bei Unsicherheit zu einem konkreten Geschäftsvorfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder das Finanzamt.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD mit PDF für den Empfänger eine E-Rechnung?
Ja, wenn die eingebetteten XML-Daten den Anforderungen entsprechen und ein zulässiges Profil verwendet wird. Das PDF dient der Lesbarkeit; steuerlich maßgeblich sind die strukturierten Daten.
Welche ZUGFeRD-Profile erfüllen nicht die E-Rechnungsanforderungen?
Laut BMF-FAQ erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht die Anforderungen. Nutzen Sie für E-Rechnungen die dafür vorgesehenen Profile ab ZUGFeRD Version 2.0.1.
Welche XRechnung-Version ist aktuell?
Seit dem 1. Februar 2024 gilt XRechnung 3.0. Sie bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion XRechnung 4.0 wurde im September 2026 veröffentlicht; die finale Version ist voraussichtlich im Frühjahr 2027 zu erwarten.
Muss ich jede E-Rechnung technisch validieren?
Eine Validierung ist keine gesetzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, wird aber empfohlen. Das BMF empfiehlt keine bestimmte Validierungsanwendung.
Wo finde ich eine Übersicht der Pflichtangaben in den Datenfeldern?
KoSIT und FeRD stellen Hilfstabellen bereit, die Pflichtangaben nach Umsatzsteuergesetz den BT-Feldern der Norm zuordnen. Der Link ist in der BMF-FAQ genannt.
Quellen
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.