GoBD: Anforderungen an Buchhaltungssoftware erklärt
Was die GoBD sind – und was nicht
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) konkretisieren die allgemeine Pflicht ordnungsgemäßer Buchführung aus § 146 Abgabenordnung (AO). Sie gelten für elektronische und papierbasierte Abläufe gleichermaßen, sobald Daten digital verarbeitet werden.
Aktuelle Fassung: BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (geändert 11. März 2024 und 14. Juli 2025). Die Änderung von 2025 trat mit sofortiger Wirkung in Kraft und behandelt unter anderem die E-Rechnung. Ein weiteres Schreiben allein für das Jahr 2026 existiert nicht.
Alle Artikel zur Rubrik finden Sie unter Buchhaltung. Dieser Text erklärt, welche Anforderungen Sie an Buchhaltungssoftware stellen sollten – ohne ein Produkt als „konform“ zu bezeichnen.
Verantwortung liegt beim Unternehmen
Nach den GoBD trägt allein der Steuerpflichtige die Verantwortung – auch wenn Steuerberater, Cloud-Anbieter oder Rechenzentren mitwirken. Software ist ein Mittel; sie entbindet nicht von Organisation und Kontrolle.
Cloud-Lösungen sind ausdrücklich erfasst. Prüfen Sie Verträge, Zugriffsrechte, Speicherort und Wiederherstellung im Ernstfall genauso wie bei Servern im eigenen Büro.
Die Grundprinzipien in Alltagssprache
Die GoBD nennen unter anderem:
| Prinzip | Bedeutung für Software und Prozesse |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Vorgang ist bis zum Beleg zurückverfolgbar |
| Vollständigkeit | Keine Lücken in der Erfassung relevanter Geschäftsvorfälle |
| Einzelaufzeichnung | Vorgänge einzeln, nicht nur als Monatssumme |
| Richtigkeit | Daten entsprechen den tatsächlichen Vorgängen |
| Zeitgerecht | Erfassung ohne unangemessene Verzögerung |
| Ordnung | Strukturierte Ablage, klare Perioden |
| Unveränderbarkeit | Änderungen sind erkennbar und begründet |
Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, ist nach GoBD unbedenklich.
Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, unterliegt zusätzlich den Regeln zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) – dazu der Artikel zur TSE-Pflicht. Buchhaltungsprogramme fallen nicht unter die KassenSichV, solange sie keine Registrierkasse sind.
Unveränderbarkeit: der häufigste Software-Engpass
Dateien im Explorer, frei editierbare Tabellen oder geteilte Ordner ohne Protokoll erfüllen die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Buchhaltungssoftware sollte deshalb:
- Buchungen nach Abschluss einer Periode sperren oder nur mit Protokoll ändern,
- Löschungen verhindern oder als Storno sichtbar machen,
- Versionen von Belegen und Exporten nachvollziehbar halten.
Das gilt unabhängig davon, ob Sie Buchhaltungssoftware für Selbstständige oder eine Kanzleilösung nutzen.
Belege, E-Rechnung und Archivierung
Empfangene Rechnungen per E-Mail als PDF dürfen nicht nur ausgedruckt archiviert werden, wenn das Original digital vorliegt (GoBD Rz. 119). Die E-Mail als Transportweg ist nicht aufbewahrungspflichtig (Rz. 121).
Für E-Rechnungen gilt ergänzend: mindestens der strukturierte Teil ist acht Jahre im Ursprungsformat aufzubewahren (§ 14b UStG; GoBD Rz. 119, 131). Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gehören in die Archivstrategie – siehe auch Belege digital aufbewahren.
Scannen und Fotografieren von Papierbelegen ist zulässig, wenn die bildliche Übereinstimmung gewährleistet ist. Elektronische Signaturen oder Zeitstempel sind nicht vorgeschrieben. Papieroriginale dürfen vernichtet werden, sofern keine andere Vorschrift das Original verlangt – und die digitale Kopie nicht schlechter auswertbar ist (keine Formatumwandlung, die die maschinelle Auswertung verschlechtert).
Verfahrensdokumentation
Sie sollten beschreiben, wer welche Schritte wann ausführt: Belegerfassung, Kontierung, Bankabgleich, Backup, Zugriffskontrolle, Systemwechsel. Der Umfang richtet sich nach Größe und Komplexität.
Fehlt die Dokumentation, ist das kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht leidet – trotzdem erleichtert eine schlanke Anleitung Prüfungen und interne Fehleranalyse.
Software-Zertifikate und Herstellerangaben
Im Abschnitt „Zertifizierung und Software-Testate“ weist das BMF darauf hin, dass Zertifikate oder Testate Dritter die Finanzbehörde nicht binden und die Verwaltung keine Positivtestate für einzelne Produkte erteilt. Nutzen Sie Herstellerinformationen als Hinweis, nicht als Ersatz für Ihre eigene Prozessprüfung.
Prüfung durch das Finanzamt
Bei Außenprüfungen kann die Finanzbehörde Einsicht in gespeicherte Daten nehmen und Auswertungen verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Ihre Software sollte Exporte in maschinell auswertbarer Form liefern können – auch für ältere Geschäftsjahre, solange Aufbewahrungsfristen laufen.
Kurz-Checkliste GoBD und Software
- Einzelaufzeichnung und zeitnahe Erfassung im Programm abgebildet?
- Unveränderbarkeit technisch und organisatorisch abgesichert?
- Digitale Belege inklusive E-Rechnung im richtigen Format archiviert?
- Verfahrensdokumentation vorhanden und passend zum Umfang Ihres Betriebs?
- Cloud/Outsourcing: Verantwortung und Verfügbarkeit geklärt?
Ordnung und Periodenabschluss
Ordnung bedeutet in der Praxis: eindeutige Belegnummern, chronologische Ablage, klare Trennung der Wirtschaftsjahre. Software unterstützt das durch Buchungsperioden, die nach dem Monats- oder Quartalsabschluss gesperrt werden. Nachträgliche Korrekturen erfolgen als Storno und Neubuchung oder mit dokumentiertem Änderungsgrund – nicht durch stilles Überschreiben von Dateien.
Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung sollten die gebuchten Werte mit den gemeldeten Summen übereinstimmen. Ein Abgleich vor jeder Übermittlung reduziert Rückfragen des Finanzamts.
Aufbewahrung und Lesbarkeit
§ 147 AO verlangt, dass digitale Unterlagen jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind. Das betrifft auch den Wechsel des Anbieters: Wenn Sie nach fünf Jahren noch Daten aus einem alten System vorhalten müssen, planen Sie Exporte oder Archiv-Lizenzen rechtzeitig (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO regelt Übergangsfälle bei Systemwechsel und Auslagerung – im Detail Ihre Steuerberatung oder das Finanzamt).
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen unterliegen besonderen Formerfordernissen; sie sind von der rein digitalen Aufbewahrung ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO). Die meisten EÜR-Betriebe ohne Bilanz berühren das seltener als Kapitalgesellschaften.
E-Rechnung und GoBD seit Juli 2025
Die zweite Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 passt die Hinweise an die E-Rechnung an. Das BMF-FAQ zur E-Rechnung bestätigt, dass die GoBD zuletzt durch dieses Schreiben geändert wurden (Frage 13). Für Software heißt das: Import strukturierter Formate, Speicherung des Ursprungsformats und Trennung von reinen Anzeige-PDFs.
Wenn Sie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen, muss Ihr Archiv die XML-Daten sichern – nicht nur eine Druckansicht. Der kostenlose E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de hilft bei der Sichtprüfung, ersetzt aber nicht Ihre Aufbewahrungspflicht.
Abgrenzung zur Kasse
Elektronische Kassensysteme unterliegen § 146a AO und der KassenSichV – inklusive TSE und Meldung. Buchhaltungssoftware ohne Kassenfunktion ist davon getrennt zu betrachten. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind dennoch täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO; GoBD Rz. 48). Wer nur eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System nutzt, hat andere Aufzeichnungspflichten (§ 146 AO) – das Finanzamt klärt Grenzfälle.
Häufige Missverständnisse
- „Mein Steuerberater speichert alles“ – Sie bleiben verantwortlich; holen Sie Exporte oder Zugriffsregelungen schriftlich ein.
- „Backup reicht für Unveränderbarkeit“ – Backups schützen vor Verlust, nicht vor unbemerkter Manipulation der laufenden Daten.
- „GoBD-testiert bedeutet sicher“ – Testate binden die Finanzverwaltung nicht; Ihr Prozess zählt.
- „PDF-Rechnung per E-Mail ausreichend archiviert“ – bei digital vorliegenden Rechnungen genügt Druck allein nicht (Rz. 119).
Kleinbetrieb realistisch umsetzen
Wer allein oder mit einer Assistenz arbeitet, braucht kein Enterprise-Regelwerk. Eine kurze, verständliche Verfahrensbeschreibung (Erfassung, Bank, Backup, Zugriff) plus die genutzten Programmfunktionen kann genügen – ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität Ihres Betriebs und Ihrer Software (GoBD Rz. 151). Wichtig ist, dass Sie bei einer Nachfrage in angemessener Zeit Belege und Buchungsjournal vorlegen können – nicht, dass jedes Detail zertifiziert ist.
Fazit
GoBD-konforme Buchhaltung ist System plus Verhalten. Software unterstützt Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit – ersetzt aber weder Aufbewahrungsfristen noch Ihre Pflicht, das Verfahren zu kennen. Vertiefen Sie Belegablage und Programmauswahl in den verlinkten Artikeln der Rubrik Buchhaltung.
Häufige Fragen
Gibt es eine offizielle GoBD-Zertifizierung für Software?
Die Finanzverwaltung erteilt keine verbindlichen Positivtestate für Programme. Hinweise von Herstellern oder Prüfstellen binden die Finanzbehörde nicht. Entscheidend ist das Gesamtverfahren in Ihrem Unternehmen.
Reicht Excel oder ein Ordner auf dem PC?
Eine bloße Dateiablage ohne Kontrolle der Unveränderbarkeit genügt den GoBD in der Regel nicht. Tabellen können ergänzend genutzt werden, wenn das Gesamtsystem die Grundsätze erfüllt – das ist bei wachsendem Belegvolumen schnell unsicher.
Was ist die Verfahrensdokumentation?
Sie beschreibt, wie Sie erfassen, buchen, sichern und archivieren. Der Umfang hängt von der Komplexität ab. Fehlt sie, ist das kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist.
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?
Ja. Bei Kleinunternehmen, deren Jahresumsatz die Vorjahresgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG nicht übersteigt und die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, ist die Erfüllung der Anforderungen regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (GoBD Rz. 15).
Wurden die GoBD wegen der E-Rechnung geändert?
Ja. Die zweite Änderung vom 14. Juli 2025 trat mit sofortiger Wirkung in Kraft und betrifft unter anderem die E-Rechnung und digitale Aufbewahrung. Es gibt kein separates GoBD-Schreiben „2026“.
Quellen
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.