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TSE-Pflicht: Was Kassensysteme erfüllen müssen

Von Christian Costa · Aktualisiert am 18.10.2026

Was die TSE-Pflicht bedeutet

Wenn Sie Bar- oder Kartenzahlungen an der Kasse abwickeln und dafür ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, greift in Deutschland die Regelung des § 146a Absatz 1 Abgabenordnung (AO). Danach müssen Sie jeden aufzeichnungspflichtigen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festhalten. Zusätzlich müssen Sie das System und die Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen.

Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie soll Manipulationen an Kassendaten erkennbar machen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) prüft und listet zertifizierte TSE; es zertifiziert nach eigenen Angaben nur die TSE, nicht die Registrierkasse oder die Kassensoftware.

Einen Überblick zu Kassenthemen für kleine Betriebe finden Sie im Themenbereich Kasse.

Welche Systeme betroffen sind

Betroffen sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, die aufzeichnungspflichtige Vorgänge erfassen. Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) nennt in § 1 auch Ausnahmen: Unter anderem Fahrschein- und Parkscheinautomaten, Ladepunkte für Elektrofahrzeuge und elektronische Buchhaltungsprogramme fallen nicht unter die Verordnung. § 1 Absatz 2 KassenSichV erfasst zudem bestimmte EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.

Prüfen Sie daher für jede Lösung im Betrieb, ob sie ein Aufzeichnungssystem im Sinne der KassenSichV ist. Reine Buchhaltungssoftware ohne Kassenfunktion löst die TSE-Pflicht in der Regel nicht aus – die Anforderungen an digitale Belege und Buchführung regeln hingegen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) und die digitale Belegaufbewahrung.

Belegausgabe und Mindestinhalt

Neben der Aufzeichnung verlangt § 146a Absatz 2 AO eine Belegausgabe in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Vorgang. Der Kassenbeleg ist keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne; für Rechnungsangaben gelten separate Regeln, etwa die Pflichtangaben auf Rechnungen.

§ 6 KassenSichV legt den Mindestinhalt fest. Darauf müssen mindestens stehen:

Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler sind nach § 6 Satz 1 Nr. 7 KassenSichV stets erforderlich. Der Beleg kann auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – elektronisch in einem standardisierten Format übermittelt werden.

Technische Anforderungen an die TSE (BSI)

Laut BSI-FAQ ist die Pflicht seit 1. Januar 2020 umgesetzt. Erforderlich sind eine Konformitätszertifizierung nach BSI TR-03153 sowie Sicherheitszertifizierungen nach den Schutzprofilen SMAERS und CSP (beziehungsweise CSP-Light). Konformitätszertifikate sind üblicherweise acht Jahre befristet; Sicherheitszertifikate laufen acht Jahre, mit Neubewertung spätestens nach fünf Jahren.

Mehrere Kassen können eine gemeinsame TSE nutzen. Cloud-TSE sind zulässig, wenn die Sicherheitsmodulanwendung in der physischen Einsatzumgebung der Kasse läuft und Sie das Umgebungsschutzkonzept des Herstellers befolgen. Exporte erfolgen als TAR-Container nach TR-03151. Eine Liste zertifizierter Produkte veröffentlicht das BSI; die passende Lösung hängt von Betrieb, Standort und Schnittstellen ab.

Das BSI beantwortet keine Steuerfragen; dazu wenden Sie sich an Ihr Finanzamt.

Offene Ladenkasse und Aufzeichnung ohne Elektronik

Wer an viele unbekannte Personen verkauft, kann unter bestimmten Voraussetzungen mit einer offenen Ladenkasse arbeiten. Nach § 146 Absatz 1 Satz 3 und 4 AO entfällt die Einzelaufzeichnungspflicht bei Verkauf an viele unbekannte Personen gegen Bar nur, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt wird. Sobald Sie elektronisch kassieren, gelten die Anforderungen des § 146a AO einschließlich TSE.

Die GoBD verlangen zudem, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten. Das passt zur Praxis an der Kasse und zur späteren Buchhaltung.

Prüfung, Meldung und Sanktionen

Das Finanzamt kann eine Kassen-Nachschau nach § 146b AO durchführen – unangekündigt während der Geschäftszeiten. Geprüft wird unter anderem der ordnungsgemäße Einsatz des Systems nach § 146a AO; die Nachschau kann in eine Außenprüfung übergehen.

Unabhängig von der TSE müssen Sie elektronische Kassensysteme beim Finanzamt melden; der Ablauf ist im Artikel zur Kassenmeldepflicht beschrieben.

Bei Verstößen gegen § 146a Absatz 1 AO setzt § 379 AO voraus, dass vorsätzlich oder leichtfertig gehandelt wurde und dadurch Steuern verkürzt werden können. Das Nichtverwenden, nicht richtige Verwenden oder Nicht-Schützen kann mit einer Geldbuße bis 25.000 Euro geahndet werden (Nummern 4 und 5), wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann. Für eine fehlende Kassenmeldung nach § 146a Absatz 4 AO ist in § 379 AO kein eigener Bußgeldtatbestand genannt.

Gewerbsmäßiges Bewerben oder Inverkehrbringen nicht konformer Systeme ist verboten und kann ebenfalls geahndet werden.

Geplante Änderungen (Regierungsentwurf)

Der vom Bundeskabinett am 23.09.2026 beschlossene Gesetzentwurf (Regierungsentwurf) zum „Zweiten Kassengesetz“ sieht unter anderem eine Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro vor, mit Ausnahmen etwa bei Barumsätzen unter 12.000 Euro im Jahr. Geplant ist außerdem, die Papierbon-Pflicht durch elektronische Belegbereitstellung zu ersetzen. Dies ist noch kein geltendes Recht – bis zur Verabschiedung gelten die heutigen Regelungen.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Klärung: Nutzen Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der KassenSichV?
2. TSE: Ist eine vom BSI zertifizierte TSE eingebunden und aktuell gültig?
3. Belege: Werden Belege mit allen Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV ausgegeben?
4. Dokumentation: Können Sie Aufzeichnungen für das Finanzamt nachvollziehbar vorlegen (GoBD)?
5. Meldung: Ist das System beim Finanzamt gemeldet – siehe Kassenmeldepflicht?
6. Auswahl: Bei Neuanschaffung Kriterien wie TSE, Schnittstellen und Support vergleichen – Hinweise im Artikel Kassensystem für kleine Unternehmen.

Bei Unsicherheit zu Ihrer konkreten Kassenlösung fragen Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Rollen im Betrieb: Wer ist verantwortlich?

Die Verantwortung für ordnungsgemäße Aufzeichnungen trägt der Unternehmer – auch wenn Sie Kassensoftware oder einen Dienstleister nutzen. Das gilt analog zu den GoBD für die gesamte Buchführung. Schulen Sie deshalb Mitarbeitende, die kassieren: keine Vorgänge „neben“ dem System buchen, keine nachträglichen Änderungen ohne dokumentierten Stornoweg.

Dokumentieren Sie intern kurz:

• welches System an welcher Betriebsstätte läuft,
• wo Zertifikate und Exporte gespeichert werden,
• wer Tagesabschlüsse prüft und an die Buchhaltung übergibt.

Diese Unterlagen sind keine Ersatz-Verfahrensdokumentation für die GoBD, erleichtern aber Nachfragen.

Storno, Rabatt und Sonderfälle

Jeder Umsatz, der über das elektronische System läuft, muss einzeln erfasst werden. Stornos und Rabatte müssen im System nachvollziehbar bleiben – nicht durch nachträgliches Löschen einzelner Zeilen ohne Protokoll. Viele Kassenprogramme bieten dafür eigene Vorgangstypen; nutzen Sie diese statt manueller Korrekturen außerhalb der Kasse.

Kartenzahlungen gelten ebenfalls als aufzeichnungspflichtige Vorgänge, wenn sie über das Kassensystem abgewickelt werden. Die Auszahlung über den Zahlungsdienstleister ist ein separater Bankvorgang; entscheidend ist die vollständige Erfassung am Point of Sale.

Datenexport und Aufbewahrung

Die TSE schützt die Integrität der Kassendaten. Für die Aufbewahrung unterscheiden Sie:

• Buchungsbelege (z. B. Kassenbelege als Beleg für eine Buchung): acht Jahre nach § 147 Absatz 1 Nummer 4 und Absatz 3 Abgabenordnung.
• Elektronische Kassenaufzeichnungen (Einzelaufzeichnungen, TSE-Daten, Exporte wie DSFinV-K): Aufzeichnungen im Sinne von § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO – zehn Jahre.

Beides sollte mit der übrigen Buchführung verknüpft sein (Belege digital aufbewahren).

Ein regelmäßiger Export (z. B. monatlich oder jährlich) auf einen gesicherten Speicher reduziert das Risiko, dass Daten nur auf einem einzelnen Gerät liegen. Prüfen Sie mit Ihrer Buchhaltung, welches Format für die weitere Verarbeitung sinnvoll ist.

Häufige Missverständnisse

„Meine App ist nur ein Hilfsmittel – TSE brauche ich nicht.“ Entscheidend ist die Funktion: Wenn die App ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der KassenSichV ist, gilt § 146a AO.

„Die TSE ersetzt die Buchführung.“ Nein – sie schützt die Kassendaten. Einnahmen müssen weiter täglich in der Buchhaltung erscheinen.

„Ohne Meldung beim Finanzamt ist die Kasse frei.“ Die Meldepflicht nach § 146a Absatz 4 AO besteht unabhängig von der TSE-Technik – siehe Kassenmeldepflicht.

„Papierbeleg reicht immer.“ Belege müssen die Mindestangaben tragen und zeitnah ausgegeben werden; eine geplante Umstellung auf elektronische Belegbereitstellung betrifft nur einen Regierungsentwurf, nicht das heutige Recht.

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.

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