Rechnung als Kleinunternehmer: Muster und Regeln
Kleinunternehmer und Rechnung: das Wichtigste
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) entlastet viele Selbstständige von der Umsatzsteuer – die Rechnung muss trotzdem formal stimmen. Falsche Hinweise oder fehlende Angaben verwirren Kunden und erschweren die Buchführung. Alle Beiträge zum Thema finden Sie unter Rechnung; hier Regeln, Grenzen und ein Musteraufbau ohne individuelle Steuerberatung.
Wann Sie Kleinunternehmer sind – die Umsatzgrenzen
Seit dem 1. Januar 2025 gelten nach § 19 UStG (Stand Gesetzestext Oktober 2026) diese Grenzen für die Sonderregelung:
| Zeitraum | Grenze (netto, vereinnahmte Entgelte) |
|---|---|
| Vorjahr | Gesamtumsatz nicht über 25.000 Euro |
| Laufendes Kalenderjahr | Gesamtumsatz nicht über 100.000 Euro |
Überschreitung im laufenden Jahr: Wird die 100.000-Euro-Grenze überschritten, unterliegen bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, und alle folgenden Umsätze der Regelbesteuerung. Die Umsätze vor der Überschreitung bleiben steuerfrei.
Existenzgründung: Im Kalenderjahr der Gründung gilt laut Steuerwegweiser für Existenzgründer des Hessischen Ministeriums der Finanzen (Stand April 2026) eine Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr. Wird sie überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort.
Verzicht auf die Regelung: Der Verzicht kann bis zum letzten Tag im Februar des zweiten Folgejahres erklärt werden; er ist unwiderruflich und bindet mindestens fünf Jahre (§ 19 Absatz 3 UStG). Nach dem Verzicht gelten die regulären Pflichtangaben und im B2B die E-Rechnung – unter Beachtung der Übergangsfristen.
Kleinunternehmer geben in der Regel weder Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab (§ 19 Absatz 1 Satz 2 UStG) – mit Ausnahmen, zum Beispiel bei § 13b UStG oder innergemeinschaftlichem Erwerb. Seit dem 1. Januar 2025 gibt es zudem eine EU-Kleinunternehmerregelung mit Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern – relevant bei grenzüberschreitenden Umsätzen.
Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung
Für Rechnungen von Kleinunternehmern regelt § 34a UStDV vereinfachte, aber verbindliche Inhalte:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art oder Umfang und Art der Leistung
- Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gilt
- Gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt
Eine Aufschlüsselung nach Steuersätzen entfällt, weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Vergleichen Sie die vollständige Liste der Pflichtangaben auf Rechnungen für regulär besteuerte Umsätze.
Wichtig: Wenn Sie trotz Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer ausweisen, schulden Sie diese in der Regel (Hessischer Steuerwegweiser; Rechtsgrundlage § 14c UStG). Verwechseln Sie den Befreiungshinweis nicht mit einem regulären Steuerausweis.
Musteraufbau (Textbausteine)
So könnte eine einfache Rechnung strukturiert sein – passen Sie Layout und Felder an Ihr Rechnungsprogramm an:
Muster GmbH · Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt
Steuernummer: 12/345/67890
Rechnung Nr. 2026-0042
Datum: 18.10.2026
An:
Beispiel AG · Beispielweg 2 · 54321 Beispielort
Leistung: Beratung Oktober 2026
Leistungsdatum: 10.10.2026
Rechnungsbetrag: 850,00 EUR
Steuerfreie Leistung: Es gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.§ 34a UStDV verlangt keine Rechnungsnummer. Eine fortlaufende, eindeutige Nummer ist trotzdem sinnvoll – für Zahlungszuordnung, Mahnungen und Ihre Buchführung.
Erste Rechnung: Schritt für Schritt prüfen
Bevor Sie die erste Rechnung versenden, gehen Sie die Pflichtangaben nach § 34a UStDV einmal systematisch durch:
- Ihre Stammdaten: Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens; Steuernummer (vom Finanzamt) sowie bei Bedarf Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (beide vom Bundeszentralamt für Steuern).
- Kundendaten: Name und Anschrift des Auftraggebers vollständig (Straße, Postleitzahl, Ort). Bei Firmenkunden die eingetragene Bezeichnung.
- Datum: Ausstellungsdatum der Rechnung (nicht nur das Leistungsdatum).
- Leistung: Kurz und nachvollziehbar – Menge und Art oder Umfang und Art (zum Beispiel „Beratung Oktober 2026“ oder „10 Stunden Webentwicklung“). Zusätzlich das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum angeben, damit der Empfänger die Rechnung zuordnen kann.
- Betrag: Entgelt in einer Summe (ohne Umsatzsteuerausweis).
- Hinweis § 19 UStG: Fester Text zur Steuerbefreiung für Kleinunternehmer – wie im Muster oben. Ohne diesen Satz ist die Rechnung für den Empfänger und das Finanzamt unklar.
- Versand: PDF oder Papier reicht als sonstige Rechnung (§ 34a UStDV). Speichern Sie eine Kopie für die Aufbewahrung von acht Jahren (§ 14b Absatz 1 UStG).
Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (Gutschrift), fehlt sonst leicht die Angabe „Gutschrift“ – dann ist der Beleg formal unvollständig.
Umsatzgrenze im Blick: Was Sie laufend prüfen sollten
Die Kleinunternehmerregelung hängt an zwei Grenzen (netto, nach vereinnahmten Entgelten): 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Im Gründungsjahr gilt laut Steuerwegweiser eine Grenze von 25.000 Euro für dieses Jahr; eine Überschreitung beendet die Regelung sofort.
| Situation | Praktische Kontrolle |
|---|---|
| Regelmäßige Einnahmen | Summe der vereinnahmten Entgelte im Kalenderjahr mit interner Liste oder EÜR-Vorlage vergleichen |
| Großauftrag nahe der Grenze | Prüfen, ob ein einzelner Auftrag die 100.000-Euro-Grenze überschreitet – dann unterliegen dieser Umsatz und alle folgenden der Regelbesteuerung |
| Planung fürs nächste Jahr | Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro → im laufenden Jahr keine Kleinunternehmerregelung |
| Wechsel zur Regelbesteuerung | Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG, ggf. E-Rechnung im B2B und Übergangsfristen nach § 27 Absatz 38 UStG beachten |
Buchen Sie Einnahmen zeitnah, damit Sie eine Überschreitung nicht erst mit Verzug bemerken. Bei Unsicherheit (gemischte Umsätze, § 13b, innergemeinschaftlicher Erwerb) lohnt die Rücksprache mit dem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung bevor Sie die nächste Rechnung mit Kleinunternehmer-Hinweis versenden.
Sonstige Rechnung statt E-Rechnung – aber Empfang vorbereiten
Kleinunternehmer dürfen Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln – also Papier oder ein einfaches PDF (§ 34a UStDV; BMF-FAQ). Die Ausnahme von der E-Rechnungsausstellung gilt, solange Sie Leistungen als Kleinunternehmer erbringen.
Wechsel zur Regelbesteuerung (Grenzüberschreitung oder Verzicht): Ab dann unterliegen Ihre B2B-Rechnungen der E-Rechnungspflicht – mit den Übergangsfristen nach § 27 Absatz 38 UStG (siehe E-Rechnung Pflicht).
Unabhängig davon müssen Sie als inländisches Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach für eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien reicht (BMF-FAQ).
Buchführung, EÜR und Aufbewahrung
Kleinunternehmer führen oft eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Ausgestellte Rechnungen sind Einnahmebelege; empfangene Rechnungen dokumentieren Ausgaben. Wie Sie die EÜR erstellen und an das Finanzamt übermitteln, erklären wir unter EÜR erstellen.
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Absatz 1 UStG) – digital oder analog, unter Beachtung der GoBD bei elektronischer Archivierung. Wenn Sie bar oder mit Karte kassieren, unterscheiden Sie Kassenbeleg und steuerliche Rechnung (siehe Pflichtangaben und TSE-Pflicht).
Häufige Fehler vermeiden
| Fehler | Besser |
|---|---|
| Kein §-19-Hinweis auf der Rechnung | Standardtext zur Steuerbefreiung einpflegen |
| Umsatzsteuer ausweisen „zur Sicherheit“ | Nur mit Kenntnis der Folgen nach § 14c UStG |
| Grenzüberschreitung ignorieren | Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, regulär besteuern |
| Eingehende E-Rechnungen ignorieren | Empfangsprozess und Ablage einrichten |
| Rechnung ohne Leistungsdatum | Datum der Leistung angeben |
Nächste Schritte
Vergleichen Sie Ihre laufenden Umsätze mindestens quartalsweise mit der 100.000-Euro-Grenze im Kalenderjahr. So erkennen Sie früh, ob einzelne Aufträge bereits der Regelbesteuerung unterliegen müssen, und können Rechnungstexte sowie E-Rechnung rechtzeitig anpassen.
- Prüfen Sie jährlich, ob Sie unter die 25.000-/100.000-Euro-Grenzen fallen.
- Legen Sie in Ihrer Software feste Textbausteine für § 19 UStG an.
- Planen Sie den Wechsel zur E-Rechnung, falls Sie die Kleinunternehmergrenze überschreiten oder freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln.
- Klären Sie Sonderfälle (Bauleistungen, innergemeinschaftliche Umsätze) mit Steuerberatung oder Finanzamt.
Auch ohne Umsatzsteuerausweis sollten Sie Zahlungsziel und Bankverbindung klar benennen. Mahnungen verweisen in der Regel auf die ursprüngliche Rechnungsnummer – führen Sie deshalb einen eindeutigen Nummernkreis.
Halten Sie Stammdaten (Adresse, Steuernummer, Bankverbindung) in Ihrer Vorlage aktuell, damit jede Rechnung ohne Nachbearbeitung versandfertig ist.
Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Mindestanforderungen und liefern Ihren Auftraggebern Belege, die sie ohne Rückfragen verbuchen können.
Häufige Fragen
Welcher Text muss auf der Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
Das Entgelt muss in einer Summe mit dem Hinweis ausgewiesen sein, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt. Zusätzlich sind Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Datum und Leistungsangaben erforderlich.
Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Wenn Sie trotz Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer ausweisen, schulden Sie diese in der Regel. Sprechen Sie vorab mit Ihrer Steuerberatung – die Rechtsfolge folgt unter anderem aus § 14c UStG.
Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Alle inländischen Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Für Leistungen als Kleinunternehmer dürfen Sie weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt im B2B die E-Rechnungspflicht – vorbehaltlich der Übergangsfristen.
Welche Umsatzgrenzen gelten seit 2025?
Der Gesamtumsatz im Vorjahr darf nicht über 25.000 Euro liegen und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro (nach vereinnahmten Entgelten, netto). Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, unterliegt bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, und jeder folgende Umsatz der Regelbesteuerung.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 19 Umsatzsteuergesetz
- Gesetze im Internet: § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
- Gesetze im Internet: § 14c Umsatzsteuergesetz
- Hessisches Ministerium der Finanzen: Steuerwegweiser für Existenzgründer (Stand April 2026)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.