DATEV-Export: Daten sauber an die Steuerberatung übergeben
Warum viele Selbstständige von DATEV-Export hören
Wenn Sie Buchhaltungssoftware für Selbstständige oder ein Rechnungsprogramm nutzen und eine Steuerberatung die laufende Buchführung oder den Jahresabschluss übernimmt, kommt früher oder später die Frage nach einem Datenexport. In der Praxis bedeutet das oft: Dateien im DATEV-Format, damit die Kanzlei Buchungen und Stammdaten in ihre Systeme übernehmen kann.
Weitere Artikel zur Rubrik Buchhaltung behandeln GoBD, Belege und ELSTER. Dieser Text erklärt, was ein DATEV-Export technisch ist, was Sie typischerweise übergeben und welche Pflichten bei Ihnen bleiben.
Was „DATEV-Format“ bedeutet
Das DATEV-Format ist eine von der DATEV eG dokumentierte CSV-Struktur für den Datenaustausch. Es ist ein de-facto-Standard vieler Steuerkanzleien, keine vom Finanzamt vorgeschriebene Pflichtform. Andere Exportformate sind möglich, wenn Ihre Steuerberatung sie akzeptiert.
Laut DATEV Developer Portal gilt für einen Buchungsstapel unter anderem:
- Dateiname mit Präfix EXTF_ und Endung CSV
- Zeile 1: Header mit Metadaten
- Zeile 2: Überschriften der Spalten
- Ab Zeile 3: Buchungssätze
Das Feld Belegfeld 1 dient typischerweise der Rechnungs- oder Belegnummer – wichtig für den Offene-Posten-Ausgleich in der Kanzlei. Der Buchungstext ist auf maximal 60 Zeichen begrenzt. Technische Versionsnummern des Formats spielen für Ihre Übergabe keine Rolle; entscheidend ist, dass Export und Import zusammenpassen.
Was typischerweise übergeben wird
Je nach Programm und Absprache mit der Kanzlei können mehrere Dateitypen anfallen:
| Datenart | Inhalt (vereinfacht) |
|---|---|
| Buchungsstapel | Einzelbuchungen eines Zeitraums |
| Debitoren/Kreditoren | Stammdaten zu Kunden und Lieferanten |
| Belege/Belegbilder | Digitale Abbilder zu Buchungen – nur, wenn Ihr Programm und die Kanzlei das unterstützen |
Nicht jedes Programm erzeugt automatisch einen vollständigen Buchungsstapel; manche Lösungen fokussieren auf Ausgangsrechnungen und übergeben Summen oder Schnittstellen-Exporte. Klärung mit der Steuerberatung vor dem ersten Monatsabschluss spart Nacharbeit.
Checkliste vor dem Export
- Zeitraum: Pro Buchungsperiode eine eigene Datei – das entspricht der DATEV-Empfehlung und erleichtert die Zuordnung in der Kanzlei.
- Kontenrahmen: Welcher Kontenrahmen in Ihrer Software aktiv ist, sollte mit der Steuerberatung abgestimmt sein. Ohne gemeinsame Kontenlogik passen Exporte nicht zur Kanzlei.
- Belegnummern: Rechnungs- und Belegnummern sollten im Belegfeld 1 landen, soweit Ihr Export das abbildet.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Belege müssen vorliegen und zur Buchung passen – die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit.
- E-Rechnungen: Empfangene Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)). Bei strukturierten Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) muss laut BMF mindestens der strukturierte Teil unversehrt im Ursprungsformat erhalten bleiben. Ein reines Anzeige-PDF ersetzt die XML-Daten nicht.
Übermitteln Sie Export und Belege über einen sicheren Kanal, den die Kanzlei vorgibt (Portal, verschlüsselte Übertragung). Speichern Sie eine Kopie des exportierten Stands mit Datum, damit Sie bei Rückfragen nachvollziehen können, was übergeben wurde.
So läuft die Übergabe ab
Ein wiederkehrender Ablauf kann so aussehen:
- Format und Periode mit der Steuerberatung vereinbaren (DATEV-Buchungsstapel, Stammdaten, ggf. Belegbilder).
- In der Software die Buchungsperiode abschließen und eine EXTF-Datei pro Periode exportieren.
- Belegfeld 1 und Buchungstext (max. 60 Zeichen) stichprobenartig prüfen.
- Dateien und Belege über den von der Kanzlei genannten Kanal übermitteln.
- Eine datumsbezogene Kopie des Exports und der Belegliste in Ihrem Archiv ablegen.
Wenn die Kanzlei Rückfragen stellt, können Sie so den übergebenen Stand rekonstruieren, ohne das laufende System zu verändern.
GoBD: was der Export leisten sollte
Die GoBD gelten auch für Daten, die Sie an Dritte übergeben. Für den exportierten Buchungsstapel sollten die Grundprinzipien aus Rz. 26 erkennbar bleiben:
| Prinzip | Praxis beim Export |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jede Buchung lässt sich einem Beleg zuordnen |
| Vollständigkeit | Keine Lücken in der exportierten Periode |
| Richtigkeit | Beträge und Konten entsprechen Ihren Unterlagen |
| Zeitgerecht | Export nach Abschluss der Periode, nicht Monate später |
| Ordnung | Eine Datei je Periode, eindeutige Belegnummern |
| Unveränderbarkeit | Gesperrte Perioden in der Software, keine nachträgliche Datei-Manipulation ohne Protokoll |
Auch Cloud-Systeme zählen nach den GoBD ausdrücklich zum Datenverarbeitungssystem (Rz. 20). Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit bleibt allein der Steuerpflichtige – auch wenn Aufgaben ganz oder teilweise an Dritte wie eine Steuerberatung oder ein Rechenzentrum ausgelagert sind (Rz. 21).
Pflichten bleiben bei Ihnen
Ein DATEV-Export an die Kanzlei ersetzt nicht Ihre Archivierung. Sie sollten weiterhin Zugriff auf Buchungsjournal, Belege und Exporte haben, solange Fristen laufen.
Aufbewahrungsfristen
Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist – etwa die letzte Eintragung ins Buch gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie laufen nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
| Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO) | Frist (§ 147 Abs. 3 AO) |
|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) | 8 Jahre |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre |
Ausführliche Hinweise zu digitaler Ablage finden Sie im Artikel Belege digital aufbewahren in der Rubrik Buchhaltung.
Datenzugriff bei Prüfung
- Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und Ihr Datenverarbeitungssystem zur Prüfung nutzen, verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden, oder verlangen, dass sie in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden. Liegen die Daten bei einem Dritten (etwa der Kanzlei oder einem Cloud-Anbieter) und teilen Sie das der Finanzbehörde mit, muss der Dritte den Zugriff entsprechend ermöglichen. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO regelt den Fall, dass Ihre Daten bei einem Dritten liegen, etwa in einer Cloud-Buchhaltung oder bei Ihrer Steuerberatung: Teilen Sie das der Finanzbehörde mit, muss der Dritte Einsicht gewähren, die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswerten oder sie in einem maschinell auswertbaren Format übertragen. Liegen die Daten bei einer Steuerberatung, kündigt der Prüfer sein Erscheinen dort in angemessener Frist an (§ 147 Abs. 6 Satz 4 AO). Klären Sie deshalb vorab, wo Ihre Daten gespeichert sind und wie der Zugriff bei einer Prüfung funktioniert.
Datenschutz bei der Übergabe
Personenbezogene Daten (Kundennamen, Umsätze, ggf. Lohndaten) fließen in den Export. Die Datenschutzkonferenz (DSK) erläutert in Kurzpapier Nr. 13, dass Steuerberater in der Regel keine Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO sind, sondern eigenständig Verantwortliche (Anhang B). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der Kanzlei ist deshalb meist nicht erforderlich – anders als bei vielen Cloud-Anbietern für Ihre Buchhaltungssoftware. Wann ein Vertrag nötig ist, erklärt der Beitrag zum Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Trotzdem sollten Sie intern regeln, wer Exporte erstellt, wo Dateien zwischenlagern und wie Zugriffe beim Ausscheiden von Mitarbeitenden entzogen werden.
Ausblick: einheitliche Exportschnittstelle
§ 147b AO ermächtigt das Bundesministerium der Finanzen, mit Zustimmung des Bundesrates per Rechtsverordnung einheitliche digitale Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export aufbewahrungspflichtiger Daten festzulegen – gegebenenfalls mit Implementierungspflicht für bestimmte Systeme.
Das ist eine Ermächtigungsnorm; eine konkrete Exportpflicht entsteht erst durch eine erlassene Verordnung. Für Ihre heutige Übergabe an die Steuerberatung bleibt der vereinbarte DATEV- oder Programmexport maßgeblich.
DATEV-Export und Ihre Softwarewahl
Wenn Sie eine neue Lösung evaluieren, gehört die Frage „Export für Steuerberatung“ auf die gleiche Liste wie GoBD-Unterstützung und eine ELSTER-Anbindung für Steuermeldungen. Nicht jedes Programm liefert alle Felder, die eine Kanzlei erwartet.
Prüfen Sie vor Vertragsabschluss mit Ihrer Steuerberatung:
- Welches Format (DATEV Buchungsstapel, Stammdaten, Belegexport) benötigt wird
- Ob Periodenabschlüsse in der Software gesperrt werden können
- Wie Korrekturbuchungen nach einem Export dokumentiert sind
Häufige Fehler vermeiden
- Gemischte Monate in einer Datei trotz getrennter Perioden in der Kanzlei
- Fehlende Belegnummern im Belegfeld – erschwert den Abgleich
- Nur PDF statt strukturierter E-Rechnung im Archiv
- Keine eigene Kopie des Exports – bei Systemwechsel fehlt der Nachweis
- Annahme, die Kanzlei übernimmt alle GoBD-Pflichten – Ihre Verantwortung bleibt
- Drittanbieter nicht benannt – bei Prüfung fehlt der Zugriffspfad nach § 147 Abs. 6 AO
Kurzfassung
Der DATEV-Export ist ein strukturierter CSV-Datenaustausch (EXTF_) zwischen Ihrer Software und vielen Steuerkanzleien – praktisch, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben durch das Finanzamt. Bereiten Sie Perioden, Konten und Belege sorgfältig vor, halten Sie Aufbewahrung und Prüfbarkeit selbst ein und klären Sie Datenschutz getrennt für Kanzlei (eigenständig verantwortlich) und Cloud-Anbieter (oft AVV). Vertiefen Sie GoBD und Belegablage in den verlinkten Artikeln der Rubrik Buchhaltung.
Häufige Fragen
Muss ich Daten im DATEV-Format liefern?
Das Finanzamt schreibt kein bestimmtes Herstellerformat vor. Viele Steuerberatungen arbeiten mit dem von der DATEV eG dokumentierten CSV-Export, weil ihre Kanzleiprogramme ihn einlesen können. Ob und in welcher Form Sie exportieren, vereinbaren Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was bedeutet EXTF im Dateinamen?
EXTF kennzeichnet im DATEV-Format eine CSV-Datei mit festem Aufbau: erste Zeile Header, zweite Zeile Spaltenüberschriften, ab der dritten Zeile die Buchungssätze. Der genaue Dateiname beginnt typischerweise mit EXTF_ und endet mit CSV.
Kann ich mehrere Monate in einer Exportdatei bündeln?
Die DATEV-Dokumentation empfiehlt, pro Buchungsperiode eine eigene Datei zu übergeben. So vermeiden Sie Verwechslungen bei der Weiterverarbeitung in der Kanzlei.
Bleiben GoBD-Pflichten bei mir, wenn die Kanzlei bucht?
Ja. Auch bei Auslagerung trägt der Steuerpflichtige die Verantwortung für ordnungsgemäße Aufzeichnung und Aufbewahrung. Die Steuerberatung arbeitet in der Regel eigenständig verantwortlich – laut Kurzpapier Nr. 13 der Datenschutzkonferenz ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Kanzlei meist nicht nötig.
Gibt es schon eine einheitliche Exportpflicht nach § 147b AO?
§ 147b Abgabenordnung ist eine Verordnungsermächtigung: Das Bundesministerium der Finanzen kann per Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates einheitliche digitale Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den Export aufbewahrungspflichtiger Daten festlegen und deren Nutzung vorschreiben. Eine Pflicht entsteht erst durch eine solche Verordnung, nicht durch § 147b selbst. Für die Übergabe an Ihre Steuerberatung zählt das Format, das Sie mit der Kanzlei vereinbaren.
Quellen
- DATEV Developer: Format Buchungsstapel
- DATEV Developer: Header des DATEV-Formats
- § 147 AO – Aufbewahrung und Datenzugriff
- § 147b AO – Verordnungsermächtigung digitale Schnittstellen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Frage 13, Aufbewahrung)
- BMF: GoBD konsolidiert (u. a. Rz. 20, 21, 26)
- DSK-Kurzpapier Nr. 13 – Auftragsverarbeitung (Anhang B Steuerberater)
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.